Бухгалтера зовут Нина Сергеевна. Она перечисляет устало, как перечисляют болезни.
«Каждый понедельник: выручка по дням, средний чек, охваты, ещё девять таблиц. Полдня уходит.»
Какое решение по ним приняли за квартал?
Пауза.
«Ну, собственник смотрит. Ему спокойнее.»
Спокойствие ценой полудня работы в неделю. Дорогое спокойствие.
«А что, отменить?»
Не все. Три штуки можно отменить сегодня, и никто не заметит.
Нина Сергеевна посмотрела на меня поверх очков и ничего не сказала.
Отчёты не умирают сами
Однажды заведённая таблица делается вечно. Автор боится отменить, получатель боится признаться, что не читает. Так копится ритуальная отчётность, которая меряется привычкой, а не решениями.
Критерий жизни у отчёта простой: вопрос, порог, действие. Нет этой тройки, значит, перед вами не отчёт, а традиция.
Кандидатов на отмену трое.
Выручка по дням против прошлого месяца. Сезонность превращает её в шум: март не сравнивается с февралём ни по длине, ни по праздникам, ни по погоде. Замена: тот же месяц год назад, одна строка вместо тридцати.
Средний чек по всем чекам. Банкеты и выходные раздувают его до бессмыслицы, разрыв с медианой по будням доходит до тридцати процентов. Замена: медиана по будням, раз в неделю.
Охваты и подписчики. Ни один порог охвата не запускает ни одного действия в зале. Замена: число броней и первых визитов с понятным источником.
Цена понедельника
Двенадцать отчётов по сорок минут это восемь часов в неделю. При ставке пятьсот рублей в час выходит шестнадцать тысяч в месяц, под двести тысяч в год за бумагу, которую никто не читает.
Дальше считается чужое время. Отчёт читают трое по десять минут, это ещё полтора часа в неделю управленческого времени по две тысячи рублей за час. Двенадцать тысяч в месяц сверху.
Вместе выходит под тридцать тысяч в месяц и триста сорок тысяч в год. На эти деньги возвращается почти две тысячи гостей по сто восемьдесят рублей.
Ревизия делается тремя вопросами к каждой таблице. Какое решение она изменила за квартал. Какой у неё порог срабатывания. Кто спросит, если она исчезнет. Три пустых ответа, отменяйте и наблюдайте.
Порог выживания отчёта: одно изменённое решение за квартал. Не нашлось ни одного, значит, это было занятие, а не работа.
Вторая неделя
Отчёт по охватам мы отменили первым. Я сказал Нине Сергеевне, что никто не спросит.
Спросили на второй неделе. Собственник позвонил в понедельник вечером и попросил охваты.
Нина Сергеевна вернула таблицу за двадцать минут и прислала мне её копию без единого слова.
Охваты он с тех пор не открывал ни разу. Но приходят они каждый понедельник, к девяти.